Hoe goede crisisteams met beperkte informatie toch besluiten nemen
#crisiscommunicatie #corona
16/06/2020 - Het is een veelgehoorde quote van Mark Rutte: we moeten met 50% van de kennis, 100% van de beslissingen nemen. Voor dat dilemma zien crisisteams zich altijd geplaatst. Hoe doe je dat eigenlijk? Met een onvolledig beeld als team goede beslissingen nemen, terwijl de klok tikt?
Een interessante wetenschappelijke analyse uit 2018 geeft antwoorden. Wetenschappers filmden twaalf crisisteams in de Rotterdamse haven tijdens simulatietrainingen. Goede crisisteams bleken een aantal gewoonten te hebben waardoor ze met beperkte informatie en onder hoge tijdsdruk toch de juiste besluiten nemen. Dit zijn de drie belangrijkste:
1. Ze praten hardop in zichzelf.
Een crisisteam is een multidisciplinair team. Dat betekent dat ieder lid zijn eigen kennis en ervaring meeneemt en dus ook anders naar de crisis kijkt. Goede crisisteams geven ieder lid de ruimte om zijn of haar kijk op de zaak te delen. Zo vormt het team zich gezamenlijk een beeld van de situatie. Bijkomend voordeel is dat deze gewoonte ervoor zorgt dat leden van het crisisteam meer ruimte voelen om twijfels, vragen of opmerkingen uit te spreken. Vergelijk het met hoe artsen op de spoedeisende hulp met een patiënt aan de slag gaan: iedere specialist zegt hardop wat hij of zij ziet.
2. Ze maken ruimte voor verschillende fases in de vergadering.
Zoals het structureren van de agenda (huishoudelijke mededelingen, etc.), informatie delen en besluitvorming. Zo benutten ze de vergadertijd efficiënter. Vergelijk het met de BOB-structuur die in crisisteams wordt gehanteerd: Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming.
3. Ze besteden minder tijd aan het nemen van besluiten.
Je maakt het zelf ook vast wel eens mee: je behandelt in een vergadering een verscheidenheid aan onderwerpen. Iedereen doet lekker mee met het gesprek, maar na een uur praten, zijn er geen besluiten genomen en geen acties afgesproken. Goede crisisteams nemen de tijd om informatie uit te wisselen, met als doel om toe te werken naar een goed besluit. Het nemen van het besluit zelf kan dan relatief vlot gebeuren.
Met zijn uitspraak schetste Rutte aan Nederland een realistisch beeld van de situatie. In een crisis - en zeker als deze onvergelijkbaar is - weet je nooit zeker of je de juiste aanpak kiest. Je moet het simpelweg zo inrichten dat je met alle kennis en deskundigheid die je in huis hebt, ook met de helft van de informatie toch de beste beslissing op dat moment kunt nemen.
HollandSpoor helpt regelmatig communicatieteams om in de dagelijkse hectiek ook oog te houden voor de lange termijn. Of het nu crisis is of niet. We ontwikkelden daarvoor de methode Adaptief CommunicatiePlan (ACP). Benieuwd wat we voor jouw team kunnen betekenen?